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Project Analysis Report: Improving Membership Benefits of the Canadian Association for Information Science

Matthew Choma, Karinne Massie, Caroline Plante

In winter 2024, the Canadian Association for Information Science (CAIS/ACSI) collaborated with students from the University of Ottawa School of Information Studies (ÉSIS) Capstone course. Using CAIS/ACSI as a case study, the students conducted an assessment of the current activities of the association with the objective of providing recommendations for the improvement of membership services, benefits, and programming. Their final report is published here. Below is the case study briefing.

Project Analysis Report:Improving Membership Benefits of the Canadian Association for Information Science

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Rapport d'analyse de projet : Améliorer les avantages offerts aux membres de l'Association canadienne des sciences de l'information

>Matthew Choma, Karinne Massie, Caroline Plante

Au cours de l'hiver 2024, l'Association canadienne des sciences de l'information (ACSI) a collaboré avec des étudiants du cours de synthèse de l'École des sciences de l'information de l'Université d'Ottawa (ÉSIS). En utilisant l'ACSI comme étude de cas, les étudiants ont mené une évaluation des activités actuelles de l'association dans le but de fournir des recommandations pour l'amélioration des services aux membres, des avantages et de la programmation. Leur rapport final est publié ici. Vous trouverez ci-dessous l'exposé de l'étude de cas.

Rapport d'analyse de projet : Améliorer les avantages pour les membres de l'Association canadienne des sciences de l'information

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Problem Statement: 

The Canadian Association for Information Science (CAIS/ACSI) promotes the advancement of information science in Canada. It encourages and facilitates the exchange of information relating to the use, access, retrieval, organization, management, and dissemination of information. CAIS achieves these goals through its internationally recognized journal, the Canadian Journal of Information and Library Science, and its annual conference. CAIS members include information scientists and archivists, librarians, computer scientists, documentalists, economists, educators, journalists, psychologists, and others who support its objectives. In line with CAIS’s mission to support and promote Canadian Library and Information Science research, the CAIS community platform aims to provide CAIS members with a space to host virtual events such as conferences, workshops, and webinars, and to share their work with our community and beyond.

CAIS is embarking on a mission to gather feedback from its members on a variety of areas, including, but not limited to, membership satisfaction and services, knowledge translation outputs (I.e., academic journal, conferences), and organizational programming. To improve existing membership services, benefits, and programming, CAIS needs to assess its current external environment and internal capabilities to identify its organizational strengths, weaknesses, constraints, and opportunities, to inform the development of membership feedback strategies and overall sustainability. 

Key question we want to answer:

  1. What offerings, initiatives, and benefits are professional organizations in Canada providing for their membership?

  2. What offerings, initiatives, and benefits does CAIS provide for its membership?

  3. What weaknesses or gaps currently exist in CAIS’s offerings, and what opportunities might exist to better meet the needs of its membership?

Key report outputs: 

  1. PESTEL Analysis: Assessing External Environmental Factors

  2. SWOT Analysis: Assessing Internal Environmental Factors

  3. Situating CAIS: Interorganizational Environmental Scan  

Professional development outcomes, students will: 

  1. Meaningfully collaborate and gain hands-on learning experience with a non-profit organization related to their current area of study

  2. Develop translatable skills in a non-profit organization and leadership, such as writing reports, conducting environmental scans, and presenting to diverse stakeholder groups

  3. Deepen knowledge of professional associations within the field of LIS

  4. Expand their professional networks among information scientists and archivists, librarians, academics, and graduate and undergraduate students 

Énoncé du problème :

L'Association canadienne des sciences de l'information (ACSI) promeut l'avancement des sciences de l'information au Canada. Elle encourage et facilite l'échange d'informations relatives à l'utilisation, l'accès, la recherche, l'organisation, la gestion et la diffusion de l'information. L'ACSI atteint ces objectifs grâce à sa revue de renommée internationale, la Revue canadienne des sciences de l'information et de bibliothéconomie, et à son congrès annuel. Les membres de l'ACSI sont des spécialistes de l'information, des archivistes, des bibliothécaires, des informaticiens, des documentalistes, des économistes, des éducateurs, des journalistes, des psychologues et d'autres personnes qui soutiennent ses objectifs. Conformément à la mission de l'ACSI de soutenir et de promouvoir la recherche en bibliothéconomie et en sciences de l'information au Canada, la plateforme communautaire de l'ACSI vise à fournir aux membres de l'ACSI un espace pour organiser des événements virtuels tels que des conférences, des ateliers et des webinaires, et pour partager leur travail avec la communauté et au-delà.

L'ACSI s'est lancée dans une mission visant à recueillir les commentaires de ses membres sur une variété de domaines, y compris, mais sans s'y limiter, la satisfaction des membres et les services, les résultats de l'application des connaissances (c.-à-d. journal académique, conférences) et la programmation organisationnelle. Afin d'améliorer les services, les avantages et les programmes offerts aux membres, le CAIS doit évaluer son environnement externe et ses capacités internes pour identifier ses forces, ses faiblesses, ses contraintes et ses opportunités organisationnelles, afin éclairer le développement des stratégies de rétroaction des membres et la durabilité globale.

Les questions clés auxquelles nous voulons répondre :

  • Quels sont les offres, les initiatives et les avantages que les organisations professionnelles au Canada offrent à leurs membres ?
  • Quels sont les offres, les initiatives et les avantages que l'ACSI offre à ses membres ?
  • Quelles sont les faiblesses ou les lacunes actuelles des offres de l'ACSI et quelles sont les possibilités de mieux répondre aux besoins de ses membres ?

Principaux résultats du rapport :

  • Analyse PESTEL : Évaluation des facteurs environnementaux externes
  • Analyse SWOT : Évaluation des facteurs environnementaux internes
  • Situer l’ACSI : analyse de l'environnement inter-organisationnel 

 

 En ce qui concerne les résultats en matière de développement professionnel, les étudiants vont :

Collaborer de manière significative et acquérir une expérience d'apprentissage pratique avec une organisation à but non lucratif liée à leur domaine d'étude actuel

Développer des compétences transposables dans une organisation à but non lucratif et dans le leadership, telles que la rédaction de rapports, la réalisation d'analyses de l'environnement et la présentation à divers groupes de parties prenantes.

Approfondir leur connaissance des associations professionnelles dans le domaine de la bibliothéconomie et des sciences de l'information.

Développer leurs réseaux professionnels parmi les scientifiques de l'information, les archivistes, les bibliothécaires, les universitaires et les étudiants de premier et deuxième cycles.


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